Student

Behandling av personuppgifter

Här finns information om hur personuppgifter behandlas av Södertörns högskola. Högskolan är förpliktigad att följa Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016, nedan kallad dataskyddsförordningen eller GDPR.

Vad gör Södertörns högskola med personuppgifter?

Anledningen till att Södertörns högskola behandlar personuppgifter är för att uppfylla vårt uppdrag som statlig myndighet och högskola, det vill säga att tillhandahålla forskning och utbildning, samt att samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet.

All behandling av personuppgifter som sker på högskolan måste ha en rättslig grund. Inom högskolans verksamhet behandlar vi personuppgifter i vår myndighetsutövning, eller för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse. Det är enbart under den tid som personuppgifter behövs för ändamålet som de behandlas.

Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du som medarbetare, student eller utomstående intressent via din kontaktperson, kursledare, chef eller projektledare vid högskolan. Om du upplever att du inte har fått tillräcklig information från dem kan du kontakta Södertörns högskolas dataskyddsombud, se kontaktuppgifterna längst ner på sidan.

Hur ska du som student hantera GDPR när du skriver uppsats?

Högskolan har tagit fram en guide för dig som skriver uppsats om hur du ska hantera personuppgifter. Du hittar guiden och andra dokument kopplade till GDPR och uppsatsskrivande nedan.

Handledning för studenter.pdfPDF

Information till den registrerade- instruktion till mallen.pdfPDF

Information till den registrerade - mall 2.docxWord

Modul 1- Introduktion.pdfPDF

Samtyckesblankett studentWord

Informationsblad om förekommande personuppgiftsbehandlingar i studentuppsatserPDF

  1. Utvärdera om det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att uppnå syftet med uppsatsen. Om nödvändigt, definiera syftet med behandlingen av personuppgifter och bedöma vilka uppgifter som måste samlas in.
  2. Säkerställa att känsliga personuppgifter inte kommer att behandlas. Om så kommer ske, behöver en etisk prövning göras av ditt tilltänkta uppsatsämne. Den etiska prövningen görs av din handledare på institutionen.
  3. Bestäm hur informationen ska förvaras och säkerställ att den hanteras säkert under arbetets gång i samråd med din handledare.
  4. Bestämma vilka delar av informationen som ska raderas respektive bevaras när arbetet är utfört i samråd med din handledare.
  5. Fyll i informationsbrev och samtyckesblankett.
  6. Informera och inhämta samtycke från varje enskild person som ska delta i studien, samla in de nödvändiga personuppgifterna och behandla personuppgifterna i enlighet med det som beslutades i steg 1-5 ovan.
  7. Efter det att uppsatsarbetet har godkänts, radera eller arkivera personuppgiftsmaterialet i enlighet med det som beslutades i steg 4 ovan.

Vilka personuppgifter samlar Södertörns högskola in?

Vid högskolan finns det flera anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. Om du är student, forskare, deltagare i en studie, anställd, deltagare i en konferens eller annat evenemang, söker en tjänst, eller om du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med högskolan, samlar vi oftast in dina personuppgifter. Insamlingen sker genom att du själv uppger informationen och i vissa fall samlar vi in uppgifter från andra källor, som exempelvis Skatteverket eller CSN (Centrala studiestödsnämnden).

Vilken typ av personuppgift som behandlas kan variera beroende på ändamålet till behandlingen. På Södertörns högskola kan det bland annat handla om följande:

  • Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post.
  • Personnummer och samordningsnummer får behandlas utan samtycke endast när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering, eller något annat beaktansvärt skäl.
  • Kontaktuppgifter som du lämnar till oss i samband med ansökan om lånekort vid högskolans bibliotek. Uppgifterna behövs för att låna ut biblioteksmaterial och administrera lån och inköp.
  • Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
  • Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie som du samtyckt till.
  • Information om studieresultat och annan information om dina studier vid Södertörns högskola.
  • Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via så kallade cookies.
  • Information vid deltagande i konferenser eller kurser.
  • Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Södertörns högskola ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att personuppgifterna säkerhetskopieras.

Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?

En del av de handlingar som finns hos Södertörns högskola utgör allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling kan alla som begär ut den allmänna handlingen ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar att utlämnande sker.
Södertörns högskola kommer i vissa fall lämna ut dina personuppgifter till samarbetspartners inom forskningsprojekt, till leverantörer, eller till andra parter som behöver ta del av dem. Utlämnande till extern part sker enbart om:

  • det är till följd av avtal mellan Södertörns högskola och dig
  • det är på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning
  • det är på grund av en rättslig förpliktelse som högskolan har
  • du har lämnat ditt samtycke till personuppgiftsbehandlingen.

Du har rätt att få information om utlämnande sker när Södertörns högskola samlar in dina personuppgifter.

Vid överföring till annan part vidtar vi tillräckliga tekniska och organisatoriska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter.

Södertörns högskola överlämnar inga personuppgifter till externa parter utan rättsligt stöd.

Hur länge sparar högskolan personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter under tiden som ändamålet med personuppgiftsbehandlingen kräver det, eller i annat fall vad som framgår av lag.

  • Om du är anställd behandlar vi dina personuppgifter under hela din anställningsperiod för att kunna administrera anställningen.
  • Om du är student behandlar vi dina personuppgifter under tiden du är student vid högskolan.
  • Om du är deltagare i en studie behandlar vi dina personuppgifter under tiden forskningsarbetet är under utredning, för att kunna säkerställa forskningens kvalitet.

Vad gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter. I vissa fall innebär det att dina personuppgifter kan komma att sparas i mellan fem år och för all framtid i Södertörns högskolas arkiv.

Data till land utanför EU/EES (tredje land)

Södertörns högskola kan komma att föra över personuppgifter till tredje land utanför EU/EES, framför allt när det gäller internationella forskningsprojekt eller vid utbytesstudier. Högskolan kommer då att vidta tillräckliga organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter.

Som registrerad har du rätt att få information om dina personuppgifter kommer att delas till land utanför EU/EES.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära registerutdrag över de personuppgifter som Södertörns högskola behandlar om dig. Registerutdraget ska tillhandahållas kostnadsfritt. I samband med en sådan begäran lämnar högskolan även ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid, med mera.

Begär du registerutdrag upprepade gånger kommer vi dock att ta ut en administrativ avgift.

Rätt till återkallande

När samtycke lämnas har du också rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Det ska vara lika enkelt att lämna ett samtycke som att återkalla det. För att återkalla ditt samtycke meddelas medarbetaren, forskaren eller studenten som samlade in dina personuppgifter.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter i ett allmänt använt format för att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt till rättelse

Du som registrerad har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade eller raderade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till begränsning

Du har rätt att i vissa fall få en behandling av dina personuppgifter begränsad eller avslutad.

Rätt till radering

Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter raderade om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Det kan till exempel vara fallet om du avslutar din utbildning och vill att vi tar bort dina personuppgifter.

Det finns undantag från rätten till radering. Undantaget aktualiseras exempelvis om personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse, eller som ett led i myndighetsutövning.

Rätt att inge klagomål till Datainspektionen

Du har rätt att klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.

Mer information om dina rättigheter

Läs mer om dina rättigheter på Datainspektionens webbsidor.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Kontakt

Om du har frågor om dataskydd kan du kontakta din kontaktperson vid högskolan, den ansvariga för ett projekt eller en kurs. Du kan även alltid kontakta Södertörns högskolas dataskyddsombud, Alexandra Racutanu, som nås på dataskydd@sh.se

Dela

Facebook Mail Twitter

Sidan är uppdaterad

2020-04-03