Student

Behandling av personuppgifter

Södertörns högskola hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen 2016/679, (GDPR). Den här sidan förklarar hur dina personuppgifter behandlas, vilka dina rättigheter är och vart du kan vända dig om du har frågor.

Södertörns högskola är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom verksamheten.

Södertörns högskola behandlar personuppgifter för att kunna uppfylla vårt uppdrag som statlig myndighet och högskola, det vill säga att tillhandahålla forskning och utbildning samt att samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet.

All behandling av personuppgifter som sker på högskolan måste ha en rättslig grund: Inom högskolans verksamhet behandlar vi personuppgifter som ett led i vår myndighetsutövning eller för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse. Även fullgörande av rättslig förpliktelse, informerat samtycke från enskild, med mera, är rättsliga grunder som kan förekomma inom vår verksamhet. Det är enbart under den tid som personuppgifter krävs för ändamålet som de behandlas.

Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du som medarbetare, student eller utomstående intressent via din kontaktperson, kursledare, chef eller projektledare vid högskolan. Du kan även skicka e-post till vår registratur (registrator@sh.se) eller till vårt dataskyddsombud (dataskydd@sh.se).

Hur ska du som student hantera GDPR när du skriver uppsats?

Högskolan har tagit fram en guide för dig som skriver uppsats om hur du ska hantera personuppgifter.

Du hittar guiden och annan information kopplad till GDPR och uppsatsskrivande här.

Vilka personuppgifter samlar Södertörns högskola in?

Vid högskolan finns det flera anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. Om du är student, forskare, deltagare i en studie, anställd, deltagare i en konferens eller annat evenemang, söker en tjänst, eller om du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med högskolan, samlar vi in dina personuppgifter. Insamlingen sker genom att du själv uppger informationen och i vissa fall samlar vi in uppgifter från andra aktörer, som exempelvis Skatteverket eller Centrala Studiestödsnämnden (CSN).

Vilken typ av personuppgift som behandlas kan variera beroende på ändamålet till behandlingen. På Södertörns högskola kan det bland annat handla om:

  • Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post,
  • Personnummer och samordningsnummer (får behandlas utan samtycke endast när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering, eller något annat beaktansvärt skäl),
  • Kontaktuppgifter som du lämnar till oss i samband med ansökan om lånekort vid högskolans bibliotek. (Uppgifterna behövs för att låna ut biblioteksmaterial och administrera lån och inköp),
  • Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera,
  • Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie som du samtyckt till,
  • Information om studieresultat och annan information om dina studier vid Södertörns högskola,
  • Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via så kallade cookies,
  • Information vid deltagande i konferenser eller kurser,
  • Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Södertörns högskola ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att personuppgifterna säkerhetskopieras.

Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?

En del av de handlingar som finns hos Södertörns högskola utgör allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling kan alla som begär ut den allmänna handlingen ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess föreligger enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Södertörns högskola kommer i vissa fall lämna ut dina personuppgifter till samarbetspartners inom forskningsprojekt, till leverantörer, eller till andra parter som behöver ta del av dem. Utlämnande till extern part sker enbart om:

  • det är till följd av avtal mellan Södertörns högskola och dig,
  • det är på grund av en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning,
  • det är på grund av en rättslig förpliktelse som högskolan har,
  • du har lämnat ditt samtycke till personuppgiftsbehandlingen.

Vid insamlingstillfället är Södertörns högskola skyldig att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om vi för över dina uppgifter till annan part ser vi till att vida lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Södertörns högskola överlämnar inga personuppgifter till externa parter utan att ha rättsligt stöd för det.

Hur länge sparar högskolan personuppgifter?

Högskolan sparar dina personuppgifter under den tid de behövs för ändamålet, eller så länge som krävs enligt lagar och föreskrifter.

  • Om du är anställd behandlar vi dina personuppgifter under hela din anställningsperiod för att kunna administrera anställningen.
  • Om du är student behandlar vi dina personuppgifter under tiden du är student vid högskolan.
  • Om du är deltagare i en studie behandlar vi dina personuppgifter under tiden då forskningsarbetet pågår, för att kunna säkerställa forskningens kvalitet.

När det gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, samt Riksarkivets föreskrifter. Därför behöver olika personuppgifter sparas i olika lång tid. I vissa fall måste vi spara personuppgifter i upp till fem år, i andra fall kan de komma att sparas för all framtid i Södertörns högskolas arkiv.

Data till land utanför EU/EES (tredje land)

Södertörns högskola kan komma att föra över personuppgifter till länder utanför EU/EES-området (så kallat tredje land), framförallt när det gäller internationella forskningsprojekt eller utbytesstudier. Högskolan kommer då att vidta lämpliga åtgärder för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter.

Om dina personuppgifter kommer att delas till tredje land har du rätt att bli informerad om detta.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång

Vill du veta vilka personuppgifter som Södertörns högskola behandlar om dig? Du har rätt att begära registerutdrag och få ta del av uppgifterna.

Fyll i blanketten nedan och skicka in den till oss. Det är kostnadsfritt att begära ut registerutdrag, men begär du ut det upprepade gånger kan vi komma att ta ut en administrativ avgift.

I samband med att du begär registerutdrag lämnar högskolan även ytterligare information, som ändamål med behandlingen, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid, med mera.

Blankett för registerutdragPDF

Rätt till återkallande av samtycke

Om du har lämnat samtycke till att dina personuppgifter behandlas har du också rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Det ska vara lika lätt att lämna ett samtycke som att återkalla det.

För att återkalla ditt samtycke meddelar du medarbetaren, forskaren eller studenten som samlade in dina personuppgifter.

Rätt till dataportabilitet

Rätten till dataportabilitet påminner på sätt och vis om rätten till tillgång, för den handlar delvis om din rätt att få ut personuppgifter som rör dig. Skillnaden är att rätten till dataportabilitet säger att du kan ha rätt att få ut dessa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, för att kunna överföra dem till någon annan personuppgiftsansvarig.

Lite förenklat kan man säga att rätten till dataportabilitet ska göra det enklare för dig att flytta, kopiera eller överföra personuppgifterna från en IT-miljö till en annan.

När Södertörns högskola behandlar dina personuppgifter med stöd av de rättsliga grunderna samtycke eller avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis genom att vi för över uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig med hjälp av teknisk överföring.

Rätten gäller personuppgifter som behandlas automatiskt och kan överföras till dig med tekniska hjälpmedel, som exempelvis en direkt nedladdningsmöjlighet.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade eller raderade. Det ska ske utan onödigt dröjsmål. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Blankett för radering eller rättning av personuppgifterPDF

Rätt till begränsning

Du har rätt att i vissa fall få en behandling av dina personuppgifter begränsad eller avslutad.

Rätt till radering

Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter raderade om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Det kan till exempel vara fallet om du avslutar din utbildning och vill att vi tar bort dina personuppgifter.

Det finns undantag från rätten till radering. Exempelvis om personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse, eller som ett led i myndighetsutövning.

Blankett för radering eller rättning av personuppgifterPDF

Rätt att lämna klagomål till Datainspektionen

Du har rätt att lämna klagomål till Datainspektionen om du är missnöjd eller upplever att Södertörns högskola behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.

Mer information om dina rättigheter

Läs mer om dina rättigheter på Datainspektionens webbsidor.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Kontakt

Om du har frågor om dataskydd kan du kontakta din kontaktperson vid högskolan, den ansvariga för ett projekt eller en kurs. Du kan även alltid kontakta Södertörns högskolas dataskyddsombud, Alexandra Racutanu, som nås på dataskydd@sh.se

Vill du ha ut information om dina personuppgifter, eller i övrigt utöva dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen? Det gör du enklast genom att kontakta vår registratur via e-post: registrator@sh.se

Det går även bra att ringa (08-608 40 00) eller att skicka brev till oss: Södertörns högskola, Registrator, 141 89 Huddinge.

Dela

Facebook Mail Twitter

Sidan är uppdaterad

2020-07-17